Der Beirats nach § 182 SGB III hat mit Wirkung zum 18.01.2017 neue Grundsätze für die Erstellung und Prüfung der Kalkulation beschlossen. Auch diese sind, wie alle Empfehlungen des Beirats, verbindlich für die Träger und fachkundige Stellen.
Für unsere Kunden hat dieser Beschluss jedoch nur geringe bis keine Auswirkungen. Unsere Anforderungen an die Erstellung und Prüfung der Kalkulation erfüllen letztlich schon immer diese Forderungen. Es kann allerdings vorkommen, dass wir zu Positionen Nachweise einfordern müssen, welche bisher ohne Nachweis zugelassen wurden. Am gewohnten Verfahren ändert sich jedenfalls nichts.
Nachfolgend der Wortlaut der Empfehlung:
Im Sinne einer einheitlichen Vorgehensweise und einer Gleichbehandlung aller Akteure werden mit dieser Empfehlung Grundsätze zur Überprüfung von Maßnahmekalkulationen beschlossen; sie sollen der Nachvollziehbarkeit und Transparenz bei der Kostenkalkulation sowie der Vergleichbarkeit von Maßnahmen dienen.
Nach § 179 ff. SGB III i.V.m. § 3 ff. AZAV und i.V.m. den Empfehlungen des Beirats zur Referenzauswahl, zur Zulassung von Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung, zur Zulassung von Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung sowie zur Zulassung von Maßnahmebausteinen ist die maßnahmezulassende fachkundige Stelle verpflichtet, im Rahmen der Zulassung auch über die Angemessenheit von Maßnahmekosten und -dauer nach den Grund- sätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu entscheiden.
Eine Maßnahme ist als wirtschaftlich i.S.d. § 179 Abs. 1 S.1 Nr. 3 SGB III anzusehen, wenn die Gesamtaufwendungen für die Maßnahme im Hinblick auf das angestrebte Ziel angemessen, vertretbar und notwendig sind; dabei sind sowohl die Dauer als auch die Qualität der Maßnahme zu berücksichtigen.
Im Rahmen der Maßnahmezulassung ist durch die fachkundige Stelle die Maßnahmekalkulation (Kostendeckungs- und Ertragsrechnung) sachgerecht zu prüfen. Dabei sind die ermittelten maßnahmebezogenen Selbstkosten sowie der angestrebte Gewinn vom Träger auszuweisen. Die Maßnahmekalkulation ist unabhängig von Über-, Unterschreitung oder Entsprechung zu den jährlich von der Bundesagentur für Arbeit ermittelten durchschnittlichen Kostensätzen (Bundes-Durchschnittskostensätzen – B-DKS) zu prüfen.
Die fachkundige Stelle muss dabei sicherstellen, dass sie bei jeder Maßnahmezulassung nach gleichen Grundsätzen arbeitet; zur Überprüfung der Kostenangemessenheit von Maßnahmen muss sie dabei über ein Regelwerk verfügen und dieses anwenden.
Die Maßnahmekalkulation des Trägers muss eindeutig, in sich plausibel, nachvollziehbar und die einzelnen Kalkulationskategorien müssen abgegrenzt sowie zuordenbar sein. Dabei sind die Maßnahmekosten (Summe aller Aufwendungen des Trägers) bezogen auf die jeweilige Maßnahme zu kalkulieren; es werden Aufwendungen (auch Abschreibungskosten) und Erträge des Trägers berücksichtigt, die mit der Durchführung der jeweiligen Maßnahme im Zusammenhang stehen. Zuschüsse Dritter sind bei den Maßnahmekosten in Abzug zu bringen.
Gemeinkosten und Gewinn können anteilig – bezogen auf die jeweilige Maßnahme – eingerechnet werden; sie müssen in einem angemessenen Verhältnis zu den übrigen Maßnahmekosten stehen. Miet- und Personalkosten können anteilig – für den Zeitraum, für den sie tatsächlich entstehen – in die Maßnahmekosten eingerechnet werden. Aufwände für Anteile beim Arbeitgeber bzw. in betrieblichen Lernphasen können dabei ebenso mit einbezogen werden und sind hierbei gesondert zu betrachten, da hierfür i.d.R. keine oder geringere Kosten anfallen.
Zu einer sachgerechten Prüfung gehört, dass die Entscheidung der fachkundigen Stelle über die Angemessenheit von Maßnahmekosten und -dauer sich nicht allein an Erfahrungs- und Vergleichswerten im Rahmen der Markterkundung orientiert, sondern auch an überprüfbaren objektiven Kriterien und Nachweisen. Eigenerklärungen des Trägers (ohne Nachweise) genügen diesen Anforderungen nicht.
Maßnahmekosten müssen notwendig für den Erfolg der Maßnahme sein. Das Verhältnis von Aufwand und Nutzen muss – bezogen auf die Maßnahme – gerechtfertigt sein; bspw. muss ein besonderes Equipment oder ein besonderer Personaleinsatz für den Erfolg der Maßnahme erforderlich sein. Dabei sind Ausgaben, die nicht notwendig für den Erfolg der Maßnahme sind, keine notwendigen und damit berücksichtigungsfähigen Aufwendungen. Alle Merkmale einer Maßnahme, die sich auf die entstehenden Kosten auswirken, müssen in der Maßnahmekalkulation nachvollziehbar und nachweisbar sein.
Zur Wirtschaftlichkeit einer Maßnahme gehört, dass diese mit einer pädagogisch/methodisch-didaktisch und wirtschaftlich angemessenen Teilnehmerzahl konzipiert, zugelassen und durchgeführt wird; als angemessene Gruppengröße wird eine Teilnehmerzahl von fünfzehn angesehen. Von dieser Teilnehmerzahl kann aus methodisch-didaktischen oder rechtlichen Gründen abgewichen werden, sofern die räumlichen, personellen und sonstigen Gegebenheiten des Trägers dies erlauben. Sofern eine Maßnahme begründet mit einer anderen Teilnehmerzahl als fünfzehn kalkuliert und zugelassen wird, ist diese Gruppengröße verbindlicher Bestandteil der Zulassung und auf dem Zertifikat zu vermerken.
Die Kalkulation des Trägers, die der Maßnahmezulassung zugrunde liegt, und die Kalkulationsprüfung der fachkundigen Stelle müssen nachvollziehbar dokumentiert sein; dies gilt auch für Änderungen nach der Zulassung